При передаче дела следующему сотруднику нужны само обращение, уже полученные ответы и конкретное поручение.
Поручения
Предмет работы, исполнитель, сроки и проверяемый результат.
Материалы
Документы и пояснения, на которые опирается рассмотрение.
Согласование
Последовательность рассмотрения и решения людей с нужными полномочиями.